Privacy Policy

Information we access and store

Google Sign-In provides your Google account identifier, name and email address to create your account and authenticate you. Signing in does not by itself authorize access to your Gmail messages.

When you separately connect Gmail, we access and store messages within the selected synchronization history: sender and recipient addresses, subject, dates, thread identifiers, message text and attachment metadata such as names, types and sizes. The current service does not download attachment files. Imported message text can still contain personal, business or financial information.

We also store workspace membership, contacts, settings, tasks, notes, follow-ups, drafts, AI-generated suggestions, activity records and usage estimates. Connection credentials are stored to keep an authorized Gmail connection working. Infrastructure providers process technical information such as IP addresses, request metadata and service errors.

How we use information and Google permissions

We use this information to authenticate you, synchronize conversations, organize work, show priorities, suggest follow-ups and prepare drafts. Authorized members of your workspace can access workspace data according to their role. Only connect a mailbox and share information that you are authorized to use for these purposes.

The gmail.readonly permission lets Copilot read the authorized mailbox for synchronization. The optional gmail.compose permission is requested separately to save an explicitly approved draft in Gmail. Copilot does not send email. Compose permission is broader than draft creation, but the application does not use it to send messages.

Optional AI processing

AI processing requires both a configured provider and an administrator enabling AI for the workspace. When enabled, relevant message text, addresses, conversation context, existing tasks, workspace preferences and your instructions may be sent to the configured AI API provider to analyze conversations or generate drafts. The standard integration uses OpenAI; an operator may configure another compatible provider. Ask your workspace administrator which provider is in use before enabling AI.

Disabling workspace AI stops new AI requests; it does not remove prior suggestions or data already processed by a provider. We do not use Google user data to train general-purpose AI or machine-learning models. AI processing is for the requested workspace features, not advertising or unrelated profiling.

Service providers and limited use

We use Vercel for the web application and Railway for the API, background processing, database and queue. Google supplies authentication and Gmail connectivity. A configured AI provider receives the context described above only when AI is enabled. These providers process information necessary to deliver their services; their applicable contractual retention and processing terms also apply. Data may be processed outside your province or Canada.

We do not sell Google user data or use it for advertising, credit decisions or surveillance. Our handling and sharing of Google API data follows the Google API Services User Data Policy and its Limited Use requirements. Transfers are limited to consented user-facing features, necessary security purposes or legal obligations. Our personnel do not read Gmail content unless you affirmatively authorize access to specific data, or access is necessary for security or legal compliance.

Retention, disconnecting and deletion

Workspace message retention defaults to 90 days and can be set between 1 and 365 days. Scheduled cleanup removes older imported messages, AI operation records, activity events and daily briefings. Contacts, conversations, tasks, drafts and follow-ups can remain until explicitly deleted; the message retention setting does not automatically delete every workspace record.

An owner or administrator can disconnect Gmail in Settings. This removes the locally stored connection token and attempts to revoke Google authorization. You can also revoke access in your Google Account connections page. Disconnecting stops future synchronization but does not delete imported data.

After disconnecting Gmail, an administrator can use Delete data in Settings to clear imported workspace content and derived work records. This does not delete the Google account, workspace membership, all account metadata or drafts already saved in Gmail. Contact us for account deletion, access, correction or other privacy requests. We may need to verify your identity and authority. Backups and provider records may persist until their normal expiry; information subject to legal or security retention may be retained as necessary.

Security, browser storage and updates

The production service uses HTTPS, role-based workspace access and encrypted stored Google connection tokens. Session and OAuth cookies support authentication and browser security. Local browser storage remembers your language preference. No security measure eliminates every risk.

We publish updates to this policy here. A new use of Google data requires appropriate notice and consent before that use begins. Copilot is a business tool and is not directed to children.

Contact

For privacy requests, account deletion or questions about these terms, contact ARRAIGO DIGITAL INC. at informacion@arraigodigital.com.

Use the subject “Copilot privacy” or “Copilot support”. Do not include passwords, access tokens or tax documents in your initial request.

Información que consultamos y guardamos

Google Sign-In proporciona tu identificador de cuenta de Google, nombre y dirección de correo para crear tu cuenta y autenticarte. Iniciar sesión no autoriza por sí solo el acceso a tus mensajes de Gmail.

Cuando conectas Gmail por separado, consultamos y guardamos los mensajes dentro del historial de sincronización seleccionado: remitentes, destinatarios, asunto, fechas, identificadores de hilos, texto y metadatos de adjuntos como nombre, tipo y tamaño. El servicio actual no descarga los archivos adjuntos. El texto importado puede contener información personal, empresarial o financiera.

También guardamos miembros del espacio, contactos, ajustes, tareas, notas, seguimientos, borradores, propuestas de IA, actividad y estimaciones de uso. Guardamos credenciales para mantener la conexión autorizada con Gmail. Los proveedores de infraestructura procesan información técnica como direcciones IP, metadatos de solicitudes y errores del servicio.

Finalidad y permisos de Google

Usamos la información para autenticarte, sincronizar conversaciones, organizar el trabajo, mostrar prioridades, proponer seguimientos y preparar borradores. Los miembros autorizados del espacio pueden acceder a sus datos según su rol. Conecta únicamente buzones y comparte información que tengas autorización para utilizar con estas finalidades.

El permiso gmail.readonly permite leer el buzón autorizado para sincronizarlo. El permiso opcional gmail.compose se solicita por separado para guardar en Gmail un borrador aprobado expresamente. Copilot no envía correos. Aunque compose concede un acceso más amplio que crear borradores, la aplicación no lo utiliza para enviar mensajes.

Procesamiento opcional con IA

La IA requiere un proveedor configurado y que un administrador la active para el espacio. Si se activa, podemos enviar al proveedor de IA el texto relevante de mensajes, direcciones, contexto de la conversación, tareas existentes, preferencias del espacio e instrucciones para analizar conversaciones o generar borradores. La integración estándar utiliza OpenAI; el operador puede configurar otro proveedor compatible. Consulta al administrador qué proveedor se utiliza antes de activar la IA.

Desactivar la IA detiene nuevas solicitudes; no elimina propuestas anteriores ni los datos ya procesados por un proveedor. No usamos datos de Google para entrenar modelos de IA o aprendizaje automático de propósito general. La IA se utiliza para las funciones solicitadas del espacio, no para publicidad ni perfiles ajenos a ellas.

Proveedores y uso limitado

Utilizamos Vercel para la web y Railway para la API, los procesos en segundo plano, la base de datos y la cola. Google proporciona la autenticación y conexión con Gmail. El proveedor de IA configurado recibe el contexto descrito solo cuando la IA está activada. Estos proveedores procesan la información necesaria para sus servicios; también se aplican sus condiciones contractuales de tratamiento y retención. Los datos pueden procesarse fuera de tu provincia o de Canadá.

No vendemos datos de Google ni los usamos para publicidad, decisiones crediticias o vigilancia. Su tratamiento y comunicación siguen la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google y sus requisitos de Uso Limitado. Las transferencias se limitan a funciones visibles consentidas, necesidades de seguridad u obligaciones legales. Nuestro personal no lee el contenido de Gmail salvo que autorices expresamente el acceso a datos específicos o sea necesario por seguridad o cumplimiento legal.

Retención, desconexión y eliminación

La retención de mensajes es de 90 días por defecto y puede ajustarse entre 1 y 365 días. La limpieza programada elimina mensajes importados antiguos, registros de operaciones de IA, eventos de actividad y resúmenes diarios. Contactos, conversaciones, tareas, borradores y seguimientos pueden permanecer hasta su eliminación expresa; ese ajuste no elimina automáticamente todos los registros del espacio.

Un propietario o administrador puede desconectar Gmail en Ajustes. Esto elimina el token guardado localmente e intenta revocar la autorización de Google. También puedes revocar el acceso en las conexiones de tu cuenta de Google. Desconectar detiene futuras sincronizaciones, pero no elimina los datos importados.

Tras desconectar Gmail, un administrador puede usar Eliminar datos en Ajustes para borrar el contenido importado y los registros de trabajo derivados. Esto no elimina la cuenta de Google, los miembros del espacio, todos los metadatos de cuenta ni borradores ya guardados en Gmail. Contáctanos para solicitar eliminación de cuenta, acceso, corrección u otras solicitudes de privacidad. Podemos verificar tu identidad y autorización. Las copias de seguridad y los registros de proveedores pueden persistir hasta su vencimiento habitual; conservaremos la información necesaria por obligaciones legales o de seguridad.

Seguridad, almacenamiento del navegador y cambios

El servicio de producción utiliza HTTPS, acceso por roles y cifrado de los tokens de conexión de Google guardados. Las cookies de sesión y OAuth permiten autenticarte y proteger el navegador. El almacenamiento local recuerda tu idioma. Ninguna medida elimina todos los riesgos.

Publicaremos aquí las actualizaciones de esta política. Antes de utilizar los datos de Google para una nueva finalidad, proporcionaremos el aviso y consentimiento correspondientes. Copilot es una herramienta empresarial y no está dirigida a niños.

Contacto

Para solicitudes de privacidad, eliminación de cuenta o dudas sobre estos términos, contacta a ARRAIGO DIGITAL INC. en informacion@arraigodigital.com.

Usa el asunto «Privacidad Copilot» o «Soporte Copilot». No incluyas contraseñas, tokens de acceso ni documentos fiscales en tu solicitud inicial.